Как организовать
тендерный процесс в компании:
от подготовки до результата

Ошибочно полагать, что тендеры, как инструмент отбора поставщиков и подрядчиков, используют только большие компании или государственные структуры, когда проводят закупки на крупные суммы. Малый и средний бизнес уже берет на вооружение эту основанную на рыночных принципах состязательности, справедливости и эффективности конкурентную форму отбора предложений на оплачиваемую поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям и в оговоренные сроки.

Что могут закупать через тендерные процедуры компании малого и среднего бизнеса? Все, что требуется для обеспечения деятельности и нуждается в оптимизации с точки зрения соотношения цены, качества, условий поставки и сервиса:
 — основные средства: оборудование, техника, автомобили и так далее;
 — товары для собственного потребления или перепродажи, сырье и материалы производственных нужд;
 — различные услуги: ремонт и строительство, логистика и транспорт, консалтинг и аудит, страхование и так далее.

Тендерные процедуры позволяют снизить себестоимость и увеличить прибыль за счет нескольких факторов или их сочетания:
 — сокращение закупочных цен;
 — минимизация рисков взаимоотношений с поставщиками или подрядчиками;
 — выбор контрагентов с оптимальными условиями поставки и оплаты товаров и/или услуг;
 — обеспечение поставки товаров и услуг оптимального качества и с требуемым уровнем сервиса.

Компания-заказчик объявляет тендер и приглашает поставщиков или подрядчиков принять в нем участие. Можно использовать различные виды тендеров: запрос котировок, аукцион, конкурс. В зависимости от выбранного заказчиком формата участники в назначенное время предлагают свои цены и условия.

В случае запроса котировок участник может подать заявку только один раз, при этом не располагая информацией о том, какие условия предложили конкуренты. Выигрывает, как правило, тот, кто предложил самую выгодную цену для заказчика.

В случае аукциона торги проводятся на электронных площадках в специальных аукционных «комнатах», где участники в определенный день и час подают свои ценовые предложения. При этом участники видят предложения своих конкурентов и могут снижать первоначально предложенную цену до уровня, который позволит им получить целевой уровень выгоды.

В случае конкурса или запроса предложений заявки подаются один раз в отсутствие информации об условиях конкурентов. В отличие от запроса котировок цена при этой форме тендера не всегда является решающим критерием отбора победителя. Привлекательность предложения оценивается по совокупности разных факторов: наличие лицензий или других разрешительных документов у поставщика или подрядчика, качественные характеристики поставляемого товара, опыт исполнения подобных контрактов ранее и так далее.

Тендеры могут быть открытыми и закрытыми. Открытые тендеры проводятся для неограниченного количества участников, информация о них публикуется в общедоступных, для их проведения, как правило, используются открытые электронные торговые площадки, которых в России насчитывается уже более 400. Закрытые тендеры проводятся с ограниченным количеством участников, которых отбирает сама компания-заказчик по установленным внутренним критериям.

Прежде чем объявлять тендер, необходимо разработать внутренние правила и регламенты как минимум в трех направлениях: подготовка тендера, порядок проведения, критерии отбора победителя.

Тендер, как и любой бизнес-процесс, имеет свою стоимость, поэтому важно определить минимальную цену закупки, при которой целесообразно прибегать именно к такой форме отбора поставщиков в зависимости от масштаба компании. При этом на разные категории закупок может устанавливаться различный лимит — например, на транспортные услуги от 500 тыс. рублей в год, а на поставку сырья для основного производства от 500 тыс. рублей ежемесячно. Стоит учесть, что чем ниже лимит и меньше объем поставки, тем больше предстоит работы, но тем эффективнее контроль; а чем больше лимит и больше объем, тем больше потенциальная выгода.

В рамках подготовки тендера компания-заказчик формирует подробное техническое задание, указывая требуемые основные и дополнительные параметры, по которым будет проводиться отбор поставщика: ассортимент, качество, количество, сроки, требования к исполнителю контракте и так далее. Эти данные, в зависимости от выбранного формата тендера, доводятся до потенциальных участников, которые на их основе подготовят необходимую документацию и свои коммерческие предложения.

Перед проведением тендера формируется Тендерный комитет, в который, как правило, входят: руководитель компании, финансовый директор (финансовый менеджер), руководитель или менеджер отдела закупок или снабжения, юрист. Основная задача Тендерного комитета — тщательный анализ поступивших предложений и отбор поставщика, который готов предоставить максимально выгодные условия поставки товаров или услуг.

Финансовая служба компании-заказчика в лице финансового директора или менеджера принимает самое активное участие на всех этапах организации и проведении тендеров:
 — разрабатывает регламенты проведения тендерных процедур;
 — проверяет, что выносимые на тендер закупки соответствуют по объемам и сумме тем, что предусмотрены в бюджете;
 — оценивает финансовое состояние участников тендера;
 — проводит предварительную проверку договора с победителем тендера на предмет соответствия бюджету, техническому заданию и порядку отбора победителя.

Отбор победителя тендера осуществляется по различным критериям, сочетание которых компания-заказчик определяет самостоятельно в зависимости от целей и особенностей своей деятельности. Целесообразно использовать метод ранжирования и балльную оценку.

Каждому критерию в зависимости от его важности присваивается вес в долях от единицы, при этом сумма весов всех критериев должна составить 1. Для каждого критерия описывается механизм оценки в баллах по пяти- или десяти-балльной шкале. Присвоенные баллы умножаются на вес критерия, выводится комплексная итоговая оценка по каждому участнику тендера. Победителем становится обладатель максимального результата.

К самым распространенным критериям относятся:

1. Цена. Часто именно она бывает решающим фактором, но необходимо учитывать сопоставимость предложений участников и сопутствующие расходы: например, если речь идет о закупке оборудования или товаров, то потенциальные поставщики должны указывать цену без учета стоимости доставки, а доставку указывать отдельно.

2. Качество. Этот критерий подразумевает как объективные — например, сертификаты соответствия, документы о технических испытаниях, гарантия; так и субъективные характеристики — например, профессиональное суждение эксперта.

3. Сроки поставки. Иногда слишком долгая доставка полностью перечеркивает выгоду от минимальной цены товара, и может обернуться катастрофой, нарушением обязательств перед собственными заказчиками и покупателями, срывами сроков по уже заключенным контрактам, поэтому показателю сроков поставки надо уделять особое внимание.

4. Условия оплаты. Самые выгодные условия оплаты для компании-заказчика — платеж после поставки с максимальной отсрочкой. Самые невыгодные — предоплата. Условия расчетов должны быть выгодными как для заказчика, так и для поставщика, поэтому этому пункту следует уделять особое внимание.

5. Деловая репутация контрагента. Данные критерий по большей части относится к субъективным, но может быть подтвержден как данными из открытых источников (например, информация на ресурсах ФНС и ФССП о наличии просроченной задолженности, судебных исках, наложенных арестах как в отношении потенциального поставщика, так и в отношении его руководителя и собственников), так и рекомендации, отзывы контрагентов, опыт исполнения подобных контрактов.

6. Возможность поставки требуемого объема или внеплановых поставок. Этот критерий особенно актуален, если у компании-заказчика есть выраженные сезонные всплески или планируется рост объемов производства или продаж. Есть ли у потенциального поставщика возможность решить эту задачу, располагает ли он необходимыми для этого ресурсами, складскими помещениями, транспортом и так далее.

7. Финансовое положение контрагента. Проверка по этому критерию необходима для минимизации юридических и финансовых рисков, поэтому необходимо ознакомиться как с бухгалтерской и финансовой отчетностью потенциального поставщика, так и с учредительными и уставными документами.

8. Наличие сервисной поддержки. Если оборудование или транспортные средства требуют сервисного обслуживания, то срок или условия такого обслуживания могут быть важными при принятии итогового решения.

9. Наличие сотрудников нужной квалификации. Этот критерий может быть особенно важен при закупке сложных услуг — консалтинг, аудит, реклама, проектирование, ремонт. В этом случае имеет смысл заранее ознакомиться с резюме сотрудников, которые будут работать с проектом компании-заказчика.

10. Готовность заключить типовой договор. Иногда согласование условий договора затягивается надолго, поэтому готовность потенциального поставщика заключить типовой договор, форма которого прилагается к конкурсной документации, может иметь важное значение. При этом имеет смысл предусмотреть в договоре штрафные санкции за срыв поставок или нарушение сроков, а также за несвоевременное предоставление документов.

Таким образом, использование тендерных процедур позволяет компании-заказчику закупить необходимые ресурсы (товары, услуги) на максимально выгодных для бизнеса условиях. И если вы еще не проводили тендеры, то имеет смысл начать с закрытого конкурса: разработать первые регламенты, составить техническое задание, собрать заявки от участников, выбрать победителя и обязательно оценить результаты с точки зрения соотношения затрат и полученной выгоды, чтобы скорректировать подход в будущем.

А если вы хотите понять, как решать задачу роста эффективности бизнеса в комплексе, то приходите на курс-практикум для собственников и руководителей компаний «Финансовая система для роста прибыли» или на курс повышения квалификации для бухгалтеров и финансистов «Школа финансовых менеджеров».